新しいシステムを導入したものの、現場では以前と同じ方法で仕事をしている。
業務効率化のためにデジタルツールを取り入れたのに、一部のスタッフしか使っていない。
道の駅や温泉施設、第三セクターなどの地域公共施設でも、こうした状況が起きることがあります。
「便利なはずなのに、なぜ現場で使われないのか。」
「スタッフに説明したのに、なかなか活用が進まない。」
「結局、詳しい人だけが使う仕組みになってしまった。」
DX（デジタルトランスフォーメーション）を進める上で、こうした課題は決して珍しいものではありません。
システムを導入することと、それを現場で使い続けられるようにすることは、別の問題だからです。
特に、限られた人数で運営している施設では、新しい業務を覚える時間を確保することも簡単ではありません。
しかし、せっかく導入した仕組みが使われなければ、業務改善の効果も十分に得られません。
今回は、地域公共施設でDXを進める際に考えておきたい、デジタル活用の定着と人材育成、組織づくりについて考えてみます。
デジタルツールを導入しても現場が変わらない理由
新しいシステムを導入する際、管理者や担当者は「これで仕事が楽になる」と考えているかもしれません。
しかし、実際に使うスタッフにとっては、これまで慣れていた仕事のやり方を変えることになります。
例えば、
紙で管理していた情報をパソコンやタブレットへ入力するようになった場合、操作方法を覚える必要があります。
また、
これまで口頭で済ませていた報告を、決められた方法で入力するようになれば、最初は手間が増えたと感じることもあるでしょう。
ここで、「便利だから使ってください」と伝えるだけでは、なかなか定着しないことがあります。
なぜなら、管理者が感じているメリットと、現場のスタッフが感じている負担が異なる場合があるからです。
さらに、導入後も従来の紙の管理を残したままにすると、同じ情報を二重に管理することになり、かえって業務が増えてしまう可能性もあります。
DXを進める際には、システムの機能だけでなく、実際の仕事の流れをどう変えるのかまで考える必要があります。
・誰が入力するのか。
・誰が確認するのか。
・これまでの作業のうち、何をやめるのか。
こうした運用方法が整理されていなければ、便利な仕組みも十分に活用されません。
デジタルツールを導入するだけでは、現場の仕事は変わらない。
新しい仕組みを日々の業務に組み込むことが、DXを定着させるための重要なポイントです。
DXを進めるためにはスタッフの人材育成が欠かせない
デジタル技術を現場で活用していくためには、スタッフの知識やスキルを高めることも必要です。
ただし、すべてのスタッフが高度なIT知識を身につける必要はありません。
大切なのは、それぞれの担当業務に合わせて、必要なデジタル技術を使えるようになることです。
例えば、
販売スタッフであれば、売上データを確認して商品の販売傾向を把握する。
広報担当者であれば、生成AIを活用してSNS投稿文のたたき台を作成する。
管理者であれば、売上や利用者数のデータをもとに、施設運営の課題を整理する。
このように、日々の業務と結びつけて学ぶことで、デジタル技術を活用する目的が見えやすくなります。
特に、DXを推進し、AIなどの新しい技術を業務に取り入れるためには、
スタッフが基礎知識や操作方法を体系的に学ぶ機会を設けることが重要です。
日常業務だけでは学ぶ機会が限られるため、研修などを通じて新しい知識やスキルを習得することが、業務改善に向けた第一歩になります。
さらに、研修で習得した知識や操作スキルを実際の業務で活用することで、理解が深まり、継続的な業務改善にもつながっていきます。
例えば、
売上集計の方法を学んだのであれば、実際の集計業務で活用してみる。
生成AIの使い方を学んだのであれば、施設の情報発信や企画づくりに取り入れてみる。
その結果、うまくいったことや困ったことをスタッフ間で共有すれば、施設全体のスキル向上にもつながります。
また、スタッフによってデジタル技術への習熟度は異なります。
一度の説明で理解できる人もいれば、繰り返し操作することで覚える人もいます。
誰か一人に任せきりにするのではなく、現場で教え合いながら使える環境をつくることも重要です。
DXの人材育成では、研修による知識・スキルの習得と、実際の業務での活用を組み合わせることが大切です。
こうした学びと実践の積み重ねが、施設全体のデジタル活用を進める力になるのではないでしょうか。
DXを定着させるのは管理者と現場の協力
DXを継続していくためには、スタッフ個人の努力だけに任せないことも大切です。
特に第三セクターや指定管理施設では、施設長や管理者が日々の運営を担いながら、業務改善や人材育成にも取り組む必要があります。
しかし、管理者だけが改善を考え、現場のスタッフは指示されたシステムを使うだけという状態では、継続的な改善につながりにくくなります。
現場のスタッフは、日々の業務の中で「ここが使いにくい」「この作業に時間がかかる」といった課題に気づくことがあります。
一方で、管理者には、施設全体の業務や人員配置、予算などを踏まえて改善を判断する役割があります。
それぞれの立場から意見を出し合い、より良い仕事の進め方を考えていくことが必要です。
例えば
新しいツールを導入した後に、スタッフから使いにくいという声が上がったとします。
その際、「慣れるまで頑張って使ってください」で終わらせるのではなく、
何が使いにくいのかを確認し、入力方法や運用ルールを見直すことも考えられます。
場合によっては、導入した仕組みそのものが施設の業務に合っていないこともあるでしょう。
そうした課題を改善しながら、現場に合った運用方法をつくっていくことが重要です。
また、業務改善の成果をスタッフと共有することも欠かせません。
例えば、
毎月の報告書作成にかかる時間が短くなった
情報共有の漏れが減った
売上データを確認する機会が増えた など、具体的な変化が見えれば、取り組みの意義も伝わりやすくなります。
DXは、一度システムを導入したら完成するものではありません。
業務の進め方を見直し、スタッフが学び、改善を続けることで、少しずつ施設運営の仕組みが変わっていきます。
そして、その変化を支えるのは、最新のシステムだけではなく、現場の声を聞き、改善を進める組織の姿勢です。
これからDXに取り組む施設も、すでにシステムを導入している施設も、
まずはスタッフがどのように使っているのか、困っていることはないかを確認してみてはいかがでしょうか。
デジタル技術を使える人を増やし、現場で改善を続けられる組織をつくること。
そして、それを楽しみながら進める職場の風土を作ること。
それが、地域公共施設のDXを一時的な取り組みで終わらせず、施設運営の力へと変えていくために必要なのではないでしょうか。
【自治体 の皆様、第三セクター・指定管理事業担当の皆様】
施設運営や地域活性化に関する課題をお持ちの場合は、お気軽にご相談ください。
私たちはコンサルティングだけではなく、研修、人材育成、施設運営支援まで一貫して対応しています。単なる提案だけではなく、現場に入り込みながらハード＆ソフトの両面から伴走支援を行っていきます。
各地域に新しい価値を生み出すパートナーとして、皆様と共に取り組んでまいります。
弊社では公共施設のスタッフや地域企業を対象に、IT・DXの活用や人材育成に関する研修を実施しています。
生成AIを含むデジタル活用や業務効率化、マーケティング視点の導入など、現場で実践できる内容を重視したプログラムを提供しています。
【お問い合わせ】
平日：9:00～18:00
休業：土日祝・夏季・年末年始
HP：https://pazuru-marketing.com/
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